Il n’est pas surprenant que de nombreuses entreprises sont en transition vers un domaine de messagerie personnalisé. Face à l’augmentation des menaces de cybersécurité et des violations de données, les entreprises souhaitent davantage de contrôle sur les canaux de communication de leur organisation afin de renforcer la crédibilité de leur marque.
Si vous avez démarré votre entreprise en utilisant des services de messagerie gratuits comme Gmail, Yahoo ou Outlook et que vous cherchez maintenant à disposer de votre propre architecture de messagerie personnalisée pour améliorer
Professionnalisme
l’image de marque
Contrôle
Sécurité
Propriété des données et
Personnalisations
Alors, voici trois conseils pour vous aider à effectuer une transition en douceur et réussie.
Faites les préparatifs nécessaires
La transition vers un domaine de messagerie personnalisé (surtout lorsque vos clients sont habitués à votre adresse e-mail actuelle) nécessite une planification minutieuse. La dernière chose que vous souhaitez, c’est que vos clients bloquent votre nouvelle adresse e-mail par crainte d’être victime d’une arnaque ou de cyberintimidation.
C’est pourquoi, avant d’effectuer le changement, vous devez vous assurer d’avoir :
Identifié vos objectifs
Avant de passer à votre nouvelle adresse e-mail personnalisée, vous devez identifier vos principaux objectifs et vous poser quelques questions fondamentales pour vous aider à orienter vos décisions.
Vous cherchez à valoriser le professionnalisme de votre marque, améliorer la sécuritéou rationaliser les efforts de marketing ?
Voulez-vous un domaine de messagerie personnalisé pour un usage personnel ou professionnel ?
Envisagez-vous de continuer à utiliser votre adresse e-mail existante pendant la transition vers le nouveau domaine ?
Ce sont quelques-unes des questions que vous devriez vous poser. Une fois que vous aurez une vision claire de vos objectifs en répondant à ces questions, vous pourrez commencer à planifier la mise en œuvre technique.
Choisissez un nom de domaine
Choisir le bon nom de domaine est une autre décision importante que vous devrez prendre lors de la transition. Vous devez comprendre que votre nom de domaine n’est pas qu’un « nom ». C’est aussi l’identité numérique de votre organisation. Peut-être pourquoi vous devriez vous assurer que c’est :
Pertinent
Unique
Court et mémorable
En termes de pertinence, vous devez vous assurer que le nom de domaine que vous choisissez est adapté à vos besoins personnels ou personnels. identité d’entreprise et reflète votre marque, votre niche ou votre secteur d’activité.
De plus, il doit contenir certains éléments de votre adresse e-mail actuelle (afin que vos clients puissent la reconnaître et la mémoriser facilement) tout en conservant son caractère unique.
J’ai testé la transition
Avant d’officialiser la transition, effectuez des tests pour vous assurer que tout fonctionne parfaitement. La dernière chose que vous souhaitez est d’envoyer un e-mail à vos clients ou contacts et de découvrir après une longue période que certains ne l’ont pas reçu.
Cette erreur peut vous coûter du temps et des ressources, et si vous êtes une entreprise, vous risquez de perdre certains clients.
C’est pourquoi vous devez effectuer plusieurs tests sur votre nouvel email personnalisé pour observer ses fonctionnalités et envoyer des emails de test pour vérifier la délivrabilité avant de le communiquer à vos clients.
Élaboration d’un plan de communication
Une fois votre nouvelle messagerie opérationnelle, l’étape suivante, et peut-être la plus importante, consiste à communiquer la transition à vos clients, contacts et membres de votre équipe. Pour gérer cela efficacement, vous aurez besoin d’un plan de communication.
Bien que vous soyez le mieux placé pour savoir quel plan utiliser pour communiquer votre transition, une bonne suggestion serait d’envoyer un e-mail d’annonce à vos clients existants, les informant de votre nouvel e-mail personnalisé et les encourageant à mettre à jour leurs carnets d’adresses.
Ensuite, vous devez travailler sur toutes vos plateformes pour vous assurer qu’elles reflètent la nouvelle adresse e-mail. Si vous avez un site Web, mettez à jour la section des informations de contact.
Mettez également à jour tous vos identifiants de réseaux sociaux afin qu’ils contiennent le nouvel e-mail personnalisé et configurez le transfert d’e-mails de votre ancienne adresse e-mail vers votre nouvelle pour éviter de manquer les e-mails envoyés à votre ancienne adresse. Pensez à utiliser un Client de messagerie pour organiser vos multiples comptes lors de cette étape.
Choisissez un bon fournisseur d’hébergement de messagerie
Un autre domaine dans lequel vous devez être très prudent est celui de la sélection d’un fournisseur d’hébergement de messagerie. Les fournisseurs d’hébergement diffèrent dans leurs services et leurs fonctionnalités, vous voulez donc vous assurer d’en choisir un qui correspond à vos besoins professionnels ou personnels.
Le fournisseur d’hébergement idéal devrait être en mesure de garantir la sécurité de vos e-mails avec des fonctionnalités telles que le cryptage, le filtrage du spam et l’authentification à deux facteurs. Il devrait également être en mesure de vous fournir une disponibilité 24h/24 et 7j/7.
La dernière chose que vous souhaitez, c’est un fournisseur d’hébergement qui subit occasionnellement des temps d’arrêt ; cela peut vous faire manquer des opportunités et perdre des clients. Pour éviter de choisir un fournisseur d’hébergement avec ce problème, assurez-vous de vérifier les avis des clients avant de prendre une décision.
Surveiller et effectuer des ajustements
Après la transition, vous devez garder un œil sur les taux de délivrabilité des e-mails pour vous assurer que vos e-mails parviennent à leur destination prévue. S’il y a des problèmes, résolvez-les immédiatement. Les autres domaines que vous voudriez surveiller sont :
Sécurité
Passez régulièrement en revue vos mesures de sécurité de messagerie pour éviter les menaces ou vulnérabilités potentielles.
Fonctionnalité
Surveillez la façon dont vos e-mails sont envoyés vers d’autres services de messagerie gratuits comme Gmail et Outlook. Observez si les destinataires reçoivent votre courrier directement dans leur boîte de réception principale ou s’il est envoyé dans leur dossier spam.
Cela devrait vous donner une idée des efforts supplémentaires et des ajustements nécessaires pour garantir que vos clients ou contacts voient vos e-mails chaque fois que vous les envoyez.
Retour
Demandez régulièrement des commentaires à vos clients et aux membres de votre équipe concernant leur expérience avec le nouveau système de messagerie et utilisez leurs commentaires pour apporter des améliorations si nécessaire.
Emballer
Lors de la transition vers un e-mail personnalisé, faites une priorité d’inclure vos clients, contacts ou membres de votre équipe dans vos plans.
C’est la principale raison pour laquelle vous effectuez ces changements, alors faites bien de les suivre et d’utiliser les conseils de ce blog pour prendre les meilleures décisions afin d’assurer une transition en douceur.
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